Thủ tục cấp bản sao trích lục khai tử cấp xã

Luật sư ly hôn

 Việc đăng ký hộ tịch của cá nhân vừa là quyền và vừa là nghĩa vụ. Trường hợp cá nhân chết, thì người thân của họ phải có nghĩa vụ đăng ...

Đánh giá

Rated 4.3/5 based on 9 votes
Tư vấn trả phí

 Việc đăng ký hộ tịch của cá nhân vừa là quyền và vừa là nghĩa vụ. Trường hợp cá nhân chết, thì người thân của họ phải có nghĩa vụ đăng ký khai tử cho cá nhân đó và ngay sau khi đăng ký khai tử, họ sẽ nhận được bản trích lục khai tử của người mà mình đã đăng ký khai tử. Bản trích lục khai tử được có giá trị pháp lý là cơ sở chứng minh người được khai tử đã chết. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, đặc biệt là trong các giao dịch dân sự cần phải có chứng cứ chứng minh người để lại tài sản, người giao dịch dân sự,... đã chết thì phải có bản sao trích lục khai tử của người đó để chứng minh. Vậy thủ tục cấp bản sao trích lục khai tử cấp xã được thực hiện như thế nào? Hãy cùng Luật sư X tìm hiểu nhé!

Căn cứ pháp lý
  • Luật Hộ tịch năm 2014.
  • Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.
  • Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch.
  • Thông tư 15/2015/TT-BTP ngày 16 tháng 11 năm 2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch.
  • Thông tư 226/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực.
  • Thông tư 281/2016/TT-BTC ngày 14 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí khai thác, sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu hộ tịch, phí xác nhận có quốc tịch Việt Nam, phí xác nhận là người gốc Việt Nam, lệ phí quốc tịch.
Nội dung tư vấn 
1. Trích lục khai tử là gì?
Khoản 1 Điều 2 Luật Hộ tịch 2014 quy định: "Hộ tịch là những sự kiện được quy định tại Điều 3 của Luật này, xác định tình trạng nhân thân của cá nhân từ khi sinh ra đến khi chết".
Điều 3 Luật Hộ tịch quy định:
"1. Xác nhận vào Sổ hộ tịch các sự kiện hộ tịch:
a) Khai sinh;
c) Giám hộ;
d) Nhận cha, mẹ, con;
đ) Thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, bổ sung thông tin hộ tịch;
e) Khai tử.
2. Ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền:
a) Thay đổi quốc tịch;
b) Xác định cha, mẹ, con;
c) Xác định lại giới tính;
d) Nuôi con nuôi, chấm dứt việc nuôi con nuôi;
đ) Ly hôn, hủy việc kết hôn trái pháp luật, công nhận việc kết hôn;
e) Công nhận giám hộ;
g) Tuyên bố hoặc hủy tuyên bố một người mất tích, đã chết, bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự.
3. Ghi vào Sổ hộ tịch sự kiện khai sinh; kết hôn; ly hôn; hủy việc kết hôn; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch; khai tử của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
4. Xác nhận hoặc ghi vào Sổ hộ tịch các việc hộ tịch khác theo quy định của pháp luật".
Như vậy, khai tử chính là một sự kiện hộ tịch.
Khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 quy định: "Trích lục hộ tịch là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện hộ tịch của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch...".
Từ quy định chung về trích lục hộ tịch, ta có thể hiểu trích lục khai tử là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp nhằm chứng minh sự kiện khai tử của cá nhân đã đăng ký tại cơ quan đăng ký hộ tịch.
2. Bản sao trích lục khai tử là gì?
Khoản 9 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014 quy định: "...Bản chính trích lục hộ tịch được cấp ngay sau khi sự kiện hộ tịch được đăng ký. Bản sao trích lục hộ tịch bao gồm bản sao trích lục hộ tịch được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch và bản sao trích lục hộ tịch được chứng thực từ bản chính".
Từ quy định trên có thể hiểu bản sao trích lục khai tử gồm:
  • Bản sao trích lục khai tử được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch
  • Bản sao trích lục khai tử được chứng thực từ bản chính.
3. Cấp bản sao trích lục khai tử cấp xã là gì?
Điều 63 Luật Hộ tịch 2014 quy định về việc cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch đã đăng ký theo đó: "Cá nhân không phụ thuộc vào nơi cư trú có quyền yêu cầu Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch cấp bản sao trích lục hộ tịch về sự kiện hộ tịch của mình đã được đăng ký".
  • Cơ quan quản lý Cơ sở dữ liệu hộ tịch gồm cơ quan đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và cơ quan khác được giao thẩm quyền theo quy định của pháp luật (Khoản 5 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014).
  • Cơ quan đăng ký hộ tịch là Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp xã), Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh và đơn vị hành chính tương đương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện) (khoản 1 Điều 4 Luật Hộ tịch 2014).
Như vậy, có thể hiểu cấp bản sao trích lục khai tử cấp xã là việc các nhân yêu cầu Uỷ ban nhân dân cấp xã cấp bản sao trích lục khai tử về sự kiện khai tử mà mình đã đăng ký.
4. Thủ tục cấp bản sao trích lục khai tử cấp xã
4.1. Đối với bản sao trích lục khai tử được cấp từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch
Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch được quy định tại Điều 64 Luật Hộ tịch 2014 và được quy định chi tiết hơn tại Nghị định 123/2015/NĐ-CP và Thông tư 15/2015/TT-BTP. 
Theo đó thì thủ tục cấp bản sao trích lục khai tử cấp xã được cấp từ Cơ sở dữ kiệu hộ tịch được thực hiện như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị cấp bản sao trích lục khai tử
- Người yêu cầu cấp bản sao trích lục khai tử trực tiếp hoặc thông qua người đại diện nộp hồ sơ tại Uỷ ban nhân dân cấp xã.
- Trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp bản sao trích lục khai tử của cá nhân thì gửi văn bản yêu cầu nêu rõ lý do cho Uỷ ban nhân dân cấp xã.
Người thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục khai tử có thể trực tiếp nộp hồ sơ; cơ quan, tổ chức có yêu cầu cấp bản sao trích lục khai tử có thể trực tiếp gửi văn bản yêu cầu tại Cơ quản quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch có thẩm quyền hoặc gửi hồ sơ, văn bản yêu cầu qua hệ thống bưu chính.
- Hồ sơ gồm:
  • Tờ khai cấp bản sao trích lục khai tử theo mẫu đối với trường hợp người yêu cầu là cá nhân. 
  • Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục khai tử nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức.
  • Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục khai tử. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền.
Ngoài ra, người yêu cầu cấp bản sao trích lục khai tử còn phải xuất trình bản chính một trong các giấy tờ là hộ chiếu, chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng (sau đây gọi là giấy tờ tùy thân) để chứng minh về nhân thân.
Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền giải quyết kiểm tra, cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
- Người tiếp nhận có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong Tờ khai và tính hợp lệ của giấy tờ do người yêu cầu xuất trình hoặc nộp.
- Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, người tiếp nhận hồ sơ viết giấy tiếp nhận, trong đó ghi rõ ngày, giờ trả kết quả.
- Nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hoàn thiện thì hướng dẫn người nộp hồ sơ bổ sung, hoàn thiện theo quy định; trường hợp không thể bổ sung, hoàn thiện hồ sơ ngay thì phải lập thành văn bản hướng dẫn, trong đó nêu rõ loại giấy tờ, nội dung cần bổ sung, hoàn thiện, ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của người tiếp nhận. Hồ sơ yêu cầu cấp bản sao trích lục sau khi đã được hướng dẫn theo quy định mà không được bổ sung đầy đủ, hoàn thiện thì người tiếp nhận từ chối tiếp nhận hồ sơ. Việc từ chối tiếp nhận hồ sơ phải được thể hiện bằng văn bản, trong đó ghi rõ lý do từ chối, người tiếp nhận ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên.
- Ngay sau khi tiếp nhận hồ sơ, nếu thấy hồ sơ đầy đủ và phù hợp, công chức làm công tác hộ tịch căn cứ vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi nội dung bản sao trích lục hộ tịch, báo cáo Thủ trưởng cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch ký cấp bản sao trích lục hộ tịch cho người yêu cầu.
Bước 3: Người yêu cầu cấp bản sao trích lục khai tử nhận kết quả và trả phí
Về phí cấp bản sao trích lục khai tử: 8000 đồng/ bản (Điều 4 Thông tư 281/2016/TT-BTC), trừ trường hợp được miễn phí.
4.2. Đối với bản sao trích lục khai tử được chứng thực từ bản chính
Việc cấp bản sảo trích lục khai tử cấp xã được chứng thực từ bản chính được thực hiện theo quy định về chứng thực bản sao từ bản chính quy định tại Mục 2 Chương 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Theo đó, việc cấp bản sảo trích lục khai tử cấp xã được chứng thực từ bản chính được thực hiện như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ yêu cầu chứng thực
- Người yêu cầu chứng thực nộp một bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực tại bộ phận một cửa của Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi mình đăng ký khai tử.
Hồ sơ gồm:
  • Bản chính trích lục khai tử
  • Bản sao trích lục khai tử cần chứng thực
- Trường hợp người yêu cầu chứng thực người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.
- Người yêu cầu chứng thực bản sao phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp của bản chính trích lục khải tử dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao; không được yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính trích lục khai tử  bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ hoặc bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
Bước 2: Kiểm tra, thụ lý chứng thực
- Bộ phận một cửa chuyển hồ sơ yêu cầu chứng thực cho người có thẩm quyền chứng thực.
- Người thực hiện hoạt động chứng thực kiểm tra bản chính trích lục khai tử, đối chiếu với bản sao
  • Nếu bản sao có nội dung đúng với bản chính, bản chính không bị  tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ hoặc bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung thì thực hiện hoạt động chứng thực.
  • Ngược lại, nếu bản sao có nội dung không đúng với bản chính; bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ hoặc hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung thì thực từ chối chứng thực và giải thích lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.
Bước 3: Thực hiện chứng thực
- Thời hạn giải quyết: Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực phải được bảo đảm ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Trường hợp yêu cầu số lượng nhiều bản sao thì thời hạn chứng thực được kéo dài thêm không quá 02 (hai) ngày làm việc hoặc có thể dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người yêu cầu chứng thực (Điều 7, Điều 21 Nghị định 23/2015/NĐ-CP).
- Người thực hiện hoạt động chứng thực:
  • Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định. Cụ thể là:
Chứng thực bản sao đúng với bản chính
Số chứng thực ………. quyển số ……….. - SCT/BS
Ngày …….. tháng ……. năm …….
  • Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Bước 4: Nhận kết quả và trả phí
- Người yêu cầu chứng thực trích lục khai tử nhận kết quả tại bộ phận một cửa và trả phí chứng thực.
- Phí chứng thực bản sao trích lục khai tử từ bản chính trích lục khai tử là 2.000 đồng/trang. Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang, nhưng mức thu tối đa không quá 200.000 đồng/bản (Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC).

Trên đây là nội dung tư vấn của chúng tôi. Hi vọng bài viết hữu ích đối với bạn!
Khuyến nghị
  1. LSX là thương hiệu hàng đầu về Trích lục khai sinh tại Việt Nam.
  2. Nội dung tư vấn pháp luật mà LSX cung cấp, Quý vị chỉ nên xem như nguồn tài liệu tham khảo.Để có những những tư vấn rõ ràng và cụ thể hơn, hãy liên hệ với chúng tôi ngay.

Tư vấn trả phí

Chia sẻ cho bạn bè

Tư vấn trả phí

Bình luận

Sponsor